Projekti se v sodobnem poslovnem svetu ne izvajajo več kot samostojni in od poslovnega sveta ograjeni otoki. Praviloma potekajo znotraj enega, najpogosteje pa več podjetij oz. ustanov, so prepleteni med seboj in povezani z ostalimi poslovnimi procesi.

Posebnost projektov je, da so "enkratni poslovni procesi" in zato zahtevajo vsakokrat posebno pripravo, drugačno vodenje, specifično definirane vloge sodelujočih, prilagojeno informacijsko in dokumentacijsko podporo in posebej razvito organizacijsko kulturo. Vendar pa hkrati zahtevajo sodelovanje istih ljudi, ki so že angažirani v ostalih procesih, trošijo enake vire, potekajo v istem prostoru in času kot ostali poslovni procesi in pričakujejo finančna sredstva iz istih virov.

Projekte torej obvladujemo na poseben način. Članom projektnih timov je potrebno pustiti pri njihovem delu veliko svobode! Obenem pa projektni sistem v nekem podjetju ali ustanovi, zahteva da vse projekte (celoten »projektni portfolio«) upravljamo in vodimo, kot celoto in hkrati skupaj z ostalimi procesi. To predstavlja ob izredni dinamiki sprememb in visokih zahtevah poslovnega okolja za mnoga podjetja in ustanove velik problem. Hkrati pa je to priložnost za tista podjetja, ki so ta organizacijski izziv sposobna sprejeti. Izkaže se, da ob vpeljavi sistemske rešitve lahko uspemo!  Podpori takim prizadevanjem je namenjen projektni sistem PROSIS. PROSIS je sestavljen iz več povezanih podsistemov, ki se v podjetje ali ustanovo praviloma uvajajo postopoma, vendar vselej v celoti!

 

PROSIS ni zgolj informacijska podpora projektnemu sistemu, temveč je koncipiran kot projektni sistem v celoti.

Projektni sistem PROSIS se uvaja fazno in v več segmentih. Vselej je uvajanje odvisno od posebnosti in potreb podjetja. V prvi fazi se vselej uredi organizacijski in kadrovski segment projektnega okolja. Nato se lotimo informacijske in dokumentacijske podpore, ki omogoča implementacijo in kasnejšo učinkovito uporabo projektnega sistema.

Brez ustrezne informacijske in dokumentacijske podpore obvladovanje projektov v današnjem času ni mogoče, hkrati pa izkušnje opozarjajo, da neustrezno uvajanje lahko bolj škodi kot koristi. Informacijska in dokumentacijska podpora projektom je nujna, vendar pa mora biti v celoti prilagojena potrebam projektov v podjetju in implementirana šele takrat, ko je podjetje organizacijsko in kadrovsko pripravljeno da izkoristi možnosti, ki jih tehnologija nudi.

 

Povezani podsistemi PROSIS-a omogočajo vključevanje in celovito obvladovanje projektov v poslovnem sistemu.

Ti podsistemi so: organizacijski, kadrovski, informacijski in dokumentacijski.

 

Organizacijski podsistem PROSIS-a

Vsebuje:
- uvajanje in razvoj projektne kulture v poslovni sistem,
- afirmacijo upravljavskega, vodstvenega in izvajalskega nivoja projektov,
- povezavo projektov in poslovnih procesov v enovit procesni splet,
- oblikovanje dinamične in procesom ter projektom prilagojene organizacijske strukture,
- oblikovanje sistemskega predpisa ter z različnimi standardi kakovosti skladnih navodil za projektno delo ter njihovo učinkovito izvajanje.

 

Kadrovski podsistem PROSIS-a

Vsebuje:
- uvajanje projektnih vlog na vse organizacije nivoje podjetja,
- usposabljanje oseb, ki opravljajo posamezne projektne vloge in postopno izgradnjo ustreznih kompetenčnih profilov posameznikov,
- uvajanje ustreznega projektnega nagrajevanja v poslovnem sistemu.

 

Informacijski podsistem PROSIS-a

Omogoča:
- izrabo vseh možnosti, ki jih nudita »projektno prijazni« organizacijski in kadrovski sistem,
- podporo pri zbiranju, obdelavi in izboru pobud za projekte,
- podporo procesom inicializacije, koncipiranja, planiranja, izvajanja in zaključevanja projektov,
- podporo upravljavcem pri odločanju v multi-projektnem okolju ob določanju ciljev, omejitev, prioritet in pri prevzemanju rezultatov,
- podporo vodjem projektov pri pripravi in odrejanju dela, spremljanju napredovanja, obvladovanju sprememb in zaključevanju dela,
- podporo pri obvladovanju obremenitev izvajalcev, terminskega in stroškovnega vidika projekta,
- podporo izvajalcem pri pridobivanju potrebnih informacij za izvajanje aktivnosti, pri periodičnem poročanju in pri poročanju o rezultatih aktivnosti.

 

Dokumentacijski podsistem PROSIS-a

Omogoča:
- izdelavo, hranjenje in distribucijo tehnične (vsebinske) in projektne (organizacijske) dokumentacije ne glede na vsebino in obliko,
- obvladovanje različnih statusov, verzij in arhiva dokumentacije,
- popolno varnostno shemo pri dostopu do podatkov in dokumentov za različne projektne vloge in posameznega uporabnika.

 

INFORMACIJSKI PODPORA

Organizacijski in kadrovski segment sta odvisna od specifičnih potreb posameznega podjetja. Informacijski in dokumentacijski del sta posledično podrejena. Informacijsko in dokumentacijsko jedro PROSIS-a je odprto in ga je mogoče prilagoditi potrebam ter poslovnim informacijskim sistemom posameznega podjetja. Jedro PROSIS-a je programska rešitev, t.i. »Projektni portal PROSIS«, ki predstavlja informacijski in dokumentacijski segment Projektnega sistema.

PROSIS izhaja iz naslednjih izhodišč:
- programska rešitev je podrejena potrebam ljudi, ki sodelujejo v projektu, kar se odraža v prilagoditvi projektni organizaciji in pravilom dokumentov, ki urejajo projektno delo,
- delo s PROSIS-om je prilagojeno različnemu nivoju potreb in sposobnostim različnih uporabnikov v projektu,
- podatki o projektu so dostopni kadarkoli in kjerkoli, kar je doseženo z dvema načinoma dostopa (strežnik - odjemalec in dostop preko interneta, na zahtevo naročnika preko ročnih mobilnih naprav),
- delo v projektu za večino uporabnikov ni omejeno z različnimi licencami sistemske programske opreme, kar je dosežno z integracijo programskih orodij, ki so na razpolago večini udeležencev v projektih oziroma niso vezana na drage licence in z posebnimi programskimi rešitvami,
- delo s PROSIS-om je enostavno, zato je uporabljen sodoben tri-nivojski sistem navigacije in dostop do podatkov, ki je vezan na projektno vlogo in osebo.

PROSIS je pripravljen tako, da ga je mogoče povezati na poljuben poslovno informacijski sistem. Način povezave je odvisen od zahtev naročnika in se opredeli v zahtevniku pred implementacijo sistema.

 

NAČIN UVAJANJA V PODJETJE

PROSIS je predvsem namenjen podpori vseh aktivnosti projektnega dela za različne tipe poslovnih sistemov, kjer so projekti:
- način dela in glavni vir prihodkov,
- dodatno delo poleg glavnih poslovnih procesov,
- veliki občasni projekti, sestavljeni iz podprojektov
- naloge, ki jih je treba obvladovati ob rednem delu.

Za PROSIS vsebina projekta ni ovira. Obvladujemo lahko:
- razvojne, raziskovalne, investicijske projekte,
- projekte, ki so povezani z javnimi razpisi,
- študije, preliminarne projekte, izvedbene projekte,
- podjetniško poslovne R&R projekte, prostorske projekte, geodetske projekte, gradbeniške in vzdrževalne projekte, ipd.

S PROSIS-om celovito podpiramo tudi naloge, ki niso prioritetno vezane le na projekte:
- obvladujemo pobude, male koristne predloge,
- izdelamo in prilagajamo ponudbe za projekte v nekaj minutah
- podpiramo obvladovanje sej uprave, kolegija,
- spremljamo izvajanje samostojnih nalog,
- obvladujemo arhiv - zgodovino in verzije vse projektne dokumentacije ter ostalih datotečnih prilog,
- gradimo celovito bazo znanja o preteklih in trenutno aktivnih projektih, nalogah in pobudah,
- spremljamo učinkovitost izvajalcev, ki sodelujejo v kreativnih, razvojnih procesih in omogočamo upravljanje s pravo sestavo kompetentnih timov,
- odpravljamo časovne pritiske; projekt je vedno možno pripraviti glede na razpoložljiv čas – s uporabo znanja iz podobnih projektov iz poljubnega statusa,
- pospešujemo delo uporabnikov različnih organizacijskih vlog.